L’essentiel
- Préparez les accès avant l’arrivée du collaborateur.
- Attribuez les droits selon sa fonction et ses besoins.
- Organisez leur modification ou leur retrait lors d’un changement de poste ou d’un départ.
- Définissez qui demande, qui valide et qui réalise chaque action.
Dans un hôtel, les équipes évoluent : recrutement, saisonniers, mobilité interne, remplacement ou départ. Chaque mouvement peut nécessiter une modification des accès au PMS, à la messagerie, aux dossiers partagés ou aux outils de gestion.
Lorsque ces actions reposent sur des échanges informels, certains collaborateurs commencent sans les bons outils et d’anciens comptes restent actifs. Une procédure simple permet d’éviter ces deux situations.
1. Préparer l’arrivée avant le premier service
Pour chaque nouvelle arrivée, identifiez les outils nécessaires : poste de travail, adresse e-mail, logiciels métier, dossiers et équipements partagés.
Précisez la date de démarrage, le service et la personne qui valide les droits. L’objectif est de préparer un environnement utilisable dès la prise de poste, sans ouvrir davantage d’accès que nécessaire.
Privilégiez les comptes individuels lorsque les outils le permettent. Si un compte partagé reste indispensable, son utilisation doit être encadrée.
2. Adapter les droits au rôle réel
La réception, la comptabilité et la direction n’ont pas besoin des mêmes informations ni des mêmes autorisations.
Les droits doivent correspondre aux missions du collaborateur. Un changement de fonction demande donc une révision des accès existants, pas seulement l’ajout de nouveaux droits.
Évitez également d’accorder des autorisations étendues pour contourner une difficulté ponctuelle sans prévoir leur retrait.
3. Organiser les départs avec une liste de contrôle
Le départ doit déclencher des actions coordonnées : désactivation des comptes concernés, fermeture des sessions, récupération du matériel et transfert des informations professionnelles utiles.
Le traitement de la messagerie et des documents doit être défini avec la direction et les personnes compétentes, dans le respect des règles applicables.
Les accès aux extranets, aux outils cloud et aux applications administrées par des fournisseurs doivent aussi être pris en compte.
4. Répartir clairement les responsabilités
Qui informe du mouvement ? Qui autorise les accès ? Qui intervient dans chaque logiciel ? Qui confirme que les actions sont terminées ?
Le prestataire informatique ne peut agir efficacement que s’il reçoit les bonnes informations au bon moment. Les éditeurs peuvent également devoir intervenir sur leurs propres applications.
Chez WILUG, ces sujets trouvent leur place dans le pilotage informatique et l’infogérance de l’hôtel, en coordination avec la direction et les fournisseurs concernés.
Vos équipes disposent-elles d’une procédure claire pour chaque arrivée et chaque départ ? Faisons le point sur votre organisation.