L’essentiel
- Depuis le 1er septembre 2026, toutes les entreprises assujetties à la TVA doivent pouvoir recevoir des factures électroniques.
- L’émission devient obligatoire au 1er septembre 2027 pour les PME et micro-entreprises.
- Les séjours facturés à des particuliers relèvent de l’e-reporting, pas de la facture électronique.
- Un PDF envoyé par e-mail ne suffit pas : il faut des données structurées, transmises via une plateforme agréée.
La facturation électronique est entrée dans sa première phase le 1er septembre 2026. Toutes les entreprises établies en France et assujetties à la TVA doivent désormais pouvoir recevoir des factures électroniques. L’émission est obligatoire depuis cette date pour les grandes entreprises et les ETI ; elle le sera au 1er septembre 2027 pour les PME et les micro-entreprises (Service Public).
Pour un hôtel, cette évolution demande une coordination entre la direction, la comptabilité et les éditeurs de logiciels.
1. Séparer achats fournisseurs et facturation des clients
Le premier travail consiste à cartographier les flux. D’un côté, l’hôtel reçoit des factures d’énergie, de télécommunications, de maintenance ou de blanchisserie. De l’autre, il facture des particuliers, des entreprises, des agences ou des plateformes.
Ces opérations ne suivent pas toutes le même traitement. La facture électronique concerne les échanges entre entreprises assujetties à la TVA en France. Les ventes à des particuliers et les opérations avec des entreprises étrangères relèvent de l’« e-reporting » : la transmission de données de transaction, et dans certains cas de paiement, à l’administration fiscale, selon le même calendrier (impots.gouv.fr).
Votre expert-comptable doit confirmer le traitement applicable à chaque flux de l’établissement.
2. Vérifier le parcours entre les logiciels
Dans un hôtel, une facture peut naître dans le PMS, dans un logiciel de caisse ou dans un outil comptable. Il faut déterminer comment les données rejoignent la plateforme agréée et quelles opérations restent à la charge des équipes.
Un simple PDF envoyé par e-mail ne répond pas aux exigences de la réforme. Une facture électronique est un fichier de données structurées (formats UBL, CII ou Factur-X), transmis par l’intermédiaire d’une plateforme agréée choisie par l’entreprise.
Demandez à vos éditeurs les fonctions disponibles, les prérequis et le calendrier correspondant à votre version.
3. Clarifier les responsabilités
- Qui choisit la plateforme agréée ?
- Qui configure les échanges avec le PMS et la comptabilité ?
- Qui vérifie qu’une facture est bien transmise ?
- Qui traite un rejet ou une information manquante ?
Ces questions demandent une réponse commune entre la comptabilité, les équipes opérationnelles et les prestataires. Une connexion annoncée entre deux outils ne suffit pas à valider tout le parcours : il faut examiner les étapes, les contrôles et les cas d’erreur.
4. Préparer des essais représentatifs
Avec votre expert-comptable et vos éditeurs, identifiez les cas à tester selon les flux de l’hôtel : facture à une entreprise, séminaire avec acompte, avoir, réception d’une facture fournisseur.
Les équipes doivent savoir reconnaître un traitement terminé et retrouver les informations utiles en cas de difficulté. Vérifiez aussi les accès : chaque collaborateur dispose des droits correspondant à son rôle, sans partage informel de comptes.
5. Traiter la réforme comme un projet coordonné
La facturation électronique associe des décisions comptables, des échanges de données et de nouvelles habitudes de travail. Le rôle du prestataire informatique est d’accompagner les aspects techniques de son périmètre, en coordination avec l’expert-comptable et les éditeurs.
Chez WILUG, nous inscrivons ces évolutions dans le pilotage du système informatique de l’hôtel.
Sources : Service Public, vérifié le 7 août 2026 · impots.gouv.fr (DGFiP)
Votre établissement fait évoluer ses outils de facturation ? Parlons des interfaces, des accès et de l’organisation technique à prévoir.